অধ্যায় ৫.৫ — পেমেন্ট রিকনসিলিয়েশন

১. উদ্দেশ্য

travoBooks বুকস বনাম বাহ্যিক উৎসের মিল যাচাই করা — চার আলাদা স্ট্রিমে।

২. কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ

বইতে যা আছে এবং প্রকৃতপক্ষে যা আছে তার মিল না থাকলে আপনি ভুল মুনাফা রিপোর্ট করছেন। রিকন আপনার বইকে বাস্তবতার সাথে সিঙ্ক করে।

৩. চারটি রিকন স্ট্রিম

স্ট্রিম	উৎস	তুলনা
Bank reconciliation	ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট	1013 Bank ব্যালেন্স
Gateway reconciliation	Stripe/SSLCommerz settlement	1015 Gateway in Transit
BSP reconciliation	BSP HOT ফাইল	2011 BSP Payable
Supplier reconciliation	সরবরাহকারী স্টেটমেন্ট	2001 AP per supplier

৪. ব্যাঙ্ক রিকন প্রবাহ

১. ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট ইম্পোর্ট (CSV/MT940/CAMT.053)
২. বুকস (1013 Bank) থেকে ফেরত transactions
৩. ম্যাচিং:
   - তারিখ ± ৩ দিন
   - পরিমাণ ঠিক
   - reference partial match
৪. variance bucket:
   - MATCH_OK: পরিপূর্ণ মিল
   - DATE_VARIANCE: পরিমাণ মিল, তারিখ ভিন্ন
   - AMOUNT_VARIANCE: তারিখ মিল, পরিমাণ ভিন্ন
   - BANK_ONLY: ব্যাঙ্কে আছে, বুকে নেই (যেমন ব্যাঙ্ক ফি)
   - BOOKS_ONLY: বুকে আছে, ব্যাঙ্কে নেই (এখনো clear হয়নি)
৫. exception resolution: ম্যানুয়াল রিভিউ
৬. মাস শেষে: পরিপূর্ণ recon প্রয়োজন closing-এর আগে

৫. গেটওয়ে রিকন

দৈনিক/সাপ্তাহিক settlement রিপোর্ট: - Stripe → API দিয়ে ফেচ - SSLCommerz → SFTP ফাইল - bKash → API

প্রতিটি ট্রানজ্যাকশনের জন্য: - gross amount - gateway fee - net settled amount

বুকসে: payments রো বনাম settlement ম্যাচ। variance: ফি গণনা ভুল, currency conversion পার্থক্য।

৬. BSP রিকন

(অধ্যায় ১১.৩-এ বিস্তারিত)

মূল variance bucket: - MATCH_OK: সব মিল - COMMISSION_VARIANCE: কমিশন পার্থক্য - AMOUNT_VARIANCE: টিকেট পরিমাণ পার্থক্য - NOT_FOUND_IN_OUR_BOOKS: BSP-তে আছে, আমাদের নেই (orphan টিকেট!) - NOT_FOUND_IN_BSP: আমাদের আছে, BSP নেই (এখনো settle হয়নি বা সমস্যা)

variance অ্যাকাউন্ট: 5045 BSP Variance, 7045 BSP Recovery।

৭. সরবরাহকারী রিকন

প্রতি সরবরাহকারীর স্টেটমেন্ট মাসিক/সাপ্তাহিক প্রাপ্ত হয়: - হোটেল কমিশন স্টেটমেন্ট - বীমা কমিশন স্টেটমেন্ট - কর্পোরেট সরবরাহকারী চুক্তি true-up

বুকস (2001 AP per supplier) বনাম স্টেটমেন্ট ম্যাচ।

৮. ম্যাচিং অ্যালগরিদম

স্বয়ংক্রিয় (Auto): - exact reference match (highest confidence) - amount + date match - fuzzy date (± N days)

ম্যানুয়াল: - variance threshold-এর উপরে - multiple potential matches - "Other" বা অজানা ট্রানজ্যাকশন

৯. রিকন স্ট্যাটাস

স্টেট	অর্থ
RUNNING	প্রসেসিং চলছে
COMPLETED	সব ম্যাচ বা exception resolved
FAILED	সিস্টেম ত্রুটি

প্রতিটি ম্যাচ: AUTO, MANUAL, RECONFIRMED। প্রতিটি exception: OPEN, IN_PROGRESS, RESOLVED, WRITTEN_OFF।

১০. পিরিয়ড ক্লোজ গেট

মাস ক্লোজের জন্য সব রিকন স্ট্রিম COMPLETED হতে হবে।

১১. সাধারণ ফাঁদ

• ⚠️ রিকন স্কিপ করা — বুক বনাম বাস্তবতা ড্রিফট
• ⚠️ exception গুলো written_off ছাড়াই open থাকা — TB-তে ভুল
• ⚠️ ম্যানুয়াল ম্যাচিং ছাড়া fuzzy match — ভুল ম্যাচ
• ⚠️ orphan BSP টিকেট অগ্রাহ্য — variance জমা হয়